Projekte können sich je nach Umfang und Komplexität stark unterscheiden. Kleinere Projekte lassen sich bereits mit einer einfachen geordneten To-Do Liste abarbeiten. Sind jedoch mehrere Projektteilnehmer beteiligt und liegen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projektaufgaben vor, reicht eine einfache Aufgabenliste nicht mehr aus.

In diesem Fall sollte ein Projektplan erstellt werden, der alle wichtigen Projektschritte und deren Fristen und Abhängigkeiten berücksichtigt. Dies ist selbstverständlich auch analog möglich, jedoch bietet es sich an, für die Umsetzung auf eine Projektmanagement Software zurückzugreifen. Mit dieser kann ein digitaler Projektplan erstellt werden, der den Projektteilnehmern jederzeit zur Verfügung steht und aktualisiert werden kann.

Der Projektplan ist die Basis für die spätere Projektdurchführung und damit entscheidend für eine erfolgreiche Projektarbeit. Wenn der Plan bereits fehlerhaft ist, kommt es gezwungenermaßen zu Fehlern bei der späteren Durchführung des Projektes. Als Unterstützung haben wir im Folgenden einen Leitpfaden erstellt, welcher die wesentlichen Schritte der Projektplanung enthält.

Wie erstelle ich einen Projektplan?

1. Projektaufgaben sammeln

Ein Projekt verfolgt immer ein Ziel. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen verschiedene Aufgaben erledigt werden. Um nun ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, ist es entscheidend, dass Sie zu Beginn alle wichtigen Projektaktivitäten notieren. Erstellen Sie hierfür eine einfache Liste, die alle relevanten Projektschritte enthält.

Wenn Sie der Projektverantwortliche sind, sollten Sie zunächst die wesentlichen Aufgaben notieren. Darauf aufbauend sollten Sie mit allen Projektteilnehmern Rücksprache halten, um die Liste weiter auszubauen. Hierdurch stellen Sie sicher, dass tatsächlich auch alle relevanten Projektaufgaben in der Liste hinterlegt werden.

2. Aufgaben sortieren

Wenn Sie die Aufgabenliste erstellt haben, berücksichtigt diese noch nicht die zeitliche Reihenfolge der Aufgaben. Um ein Projekt möglichst schnell durchführen zu können, ist es jedoch entscheidend, dass die Projektschritte optimal geordnet sind. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Projektressourcen effizient genutzt werden.

Bei der Festlegung der Reihenfolge sind insbesondere die Abhängigkeiten der Projektaufgaben zu berücksichtigen. Ein Projekt setzt sich nicht aus verschiedenen Aktivitäten zusammen, die jeweils losgelöst voneinander bearbeitet werden können. Vielmehr ist es so, dass manche Aufgaben erst dann durchgeführt werden können, wenn bestimmte Aufgaben zuvor bereits abgeschlossen wurden.

Für die Umsetzung bietet es sich an, mit einer PM Software ein Gantt Diagramm zu erstellen. Bei diesem werden die einzelnen Projektschritte in Balken überführt und anschließend im Zeitplan des Projektes eingeordnet. Hierbei lassen sich die Abhängigkeiten der einzelnen Projektschritte visuell darstellen.

3. Projekt Meilensteine hinzufügen

Um die Projektarbeit möglichst gut zu strukturieren, sollten Sie dem Projektplan außerdem Projekt Meilensteine hinzufügen. Mithilfe der Meilensteine lassen sich Projekte in mehrere Zeitabschnitt unterteilen. Jeder Projekt Meilenstein stellt hierbei einen bestimmten Zeitpunkt dar, an welchem ein festzulegender Projektfortschritt erreicht sein muss. Mithilfe der Meilensteine können Sie während der Projektarbeit überprüfen, inwieweit Sie noch innerhalb der geplanten Projektzeit liegen. Wenn Sie zu den festgelegten Projekt Zeitpunkten den geplanten Projektfortschritt noch nicht erledigt haben, müssen Sie die Projektarbeit beschleunigen, um die Zeit wieder aufzuholen.

4. Zuordnung der Projektteilnehmer

Wenn Sie die ersten drei oben aufgeführten Schritte durchlaufen haben, verfügen Sie bereits über das grobe Grundgerüst für Ihren Projektplan. Dieser beinhaltet bereits alle wichtigen Projektaufgaben sowie deren optimale zeitliche Abfolge.

Als Nächstes ist festzulegen, von wem die einzelnen Projektaufgaben erledigt werden. Dies ist schwerer als es auf den ersten Blick erscheint. Zunächst sollten Sie eine Liste mit allen am Projekt beteiligten Personen erstellen. In der Liste sollten Sie außerdem die jeweiligen Fähigkeiten und Qualifikationen sowie deren Verfügbarkeit notieren.

Darauf aufbauend können Sie anschließend die Projektteilnehmer den einzelnen Aufgaben zuordnen. Dies sollten Sie in enger Absprache mit den einzelnen Mitarbeitern tun. Dies fördert die Motivation, da die Mitarbeiter hierdurch direkt an der Projektplanung beteiligt werden. Achten Sie außerdem darauf, dass sich kein Mitarbeiter übernimmt. Wenn einem Mitarbeiter zu viele Aufgaben zugeordnet werden, ist dieser schnell überfordert und kann die Arbeit nicht mehr bewältigen. Dies kann zu starken Projektverzögerungen führen.

5. Projektplan aktualisieren

Ein Projekt wird niemals genauso ablaufen, wie es im Vorfeld geplant wurde. Vielmehr ist es so, dass es mehrere Variablen gibt, auf die Sie als Projektmanager keinen Einfluss haben. Beispielsweise können Projektteilnehmer kurzfristig krank werden oder die Projektschwerpunkte müssen angepasst werden.

Dies ist der Grund dafür, dass ein Projektplan kein starres Konstrukt ist, sondern immer wieder anzupassen ist. Die erste Version stellt die Basis für den Projektplan dar. Anschließend sollte dieser immer wieder neu aktualisiert und den sich ändernden Rahmenbedingungen angepasst werden. Wenn Sie den Projektplan digital mithilfe einer Software verwalten, können Sie diesen jederzeit bearbeiten. Allen Projektteilnehmern steht damit immer die aktuelle Version zur Verfügung.

Fazit

Die Basis für ein erfolgreiches Projekt ist ein professioneller und gut durchdachter Projektplan. Bei der Erstellung ist es wichtig, dass alle Projektaufgaben, alle Abhängigkeiten sowie benötigte und verfügbare Projektressourcen berücksichtigt werden. Die Erstellung eines Projektplans ist zwar mit viel Aufwand verbunden, jedoch zahlt sich die Arbeit während der Durchführung des Projektes aus.