Ein HR Helpdesk kann als virtuelles Portal verstanden werden, welches Mitarbeiter in einem Unternehmen nutzen können, um Anfragen an den Human Resource Bereich zu stellen. Stellt ein Mitarbeiter eine Anfrage wird diese in ein „Ticket“ übertragen, welches an einen passenden Mitarbeiter in der Personalabteilung weitergeleitet wird. Das Prinzip ist hierbei identisch zu einer normalen Helpdesk Software. Der entscheidende Unterschied ist nur, dass bei einem HR Helpdesk der alleinige Fokus auf Anfragen im Bereich Human Resources liegt.

Durch das Erstellen von Tickets wird eine effiziente und übersichtliche Bearbeitung von Anfragen ermöglicht. In einem Ticket zu einer Anfrage wird die gesamte Kommunikation zentral abgespeichert. Hierdurch haben Mitarbeiter aus dem HR Bereich die Möglichkeit die Korrespondenz in der Vergangenheit mit dem Anfragenden jederzeit einzusehen. Hierdurch wird die Übersichtlichkeit der Kommunikation stark verbessert, wodurch Anfragen deutlich schneller bearbeitet werden können. Die jeweiligen Tickets können nach Eingang automatisch an die Mitarbeiter weitergeleitet werden, die über die benötigten Qualifikationen zur Beantwortung der Anfrage verfügen und noch freie Kapazitäten haben.

Durch die zentrale Dokumentation der Kundenanfragen können Unternehmen über die Zeit eine großen Wissensdatenbank bilden. Bereits erfolgreich beantwortete Kundenanfragen werden im System abgespeichert. Bei zukünftigen identischen Kundenanfragen können die entsprechenden Antworten übernommen werden. Das Beantworten von Kundenanfragen kann hierdurch effizienter gestaltet werden.